Az egyik gyakori oka annak, hogy irodánk káoszba fullad, az, hogy egyszerűen nem tudjuk, hogy mit tegyünk az irodába bekerült papírok felével. Ha nem tudjuk, mit kell csinálni, hajlamosak vagyunk arra, hogy valahol felhalmozzuk a papírokat, hogy majd "később" foglalkozzunk vele. Az elkerülhetetlen eredmény a szétválogatott papírkupacok egyre növekvő száma.

Az egyik legjobb módja annak, hogy tudjuk, hogy mit hol keressünk, egy olyan naplózási rendszer, amely egyszerűen kezelhető és természetesen naprakész. Sajnos a legtöbb ember, különösen a kisvállalkozásoknál, olyan nyilvántartási rendszert használ, ami nem támogatja őket megfelelően. Ne feledje: mindig a legkisebb ellenállás felé fogunk elmozdulni. Ha a nyilvántartási rendszerünk nehézkes és nehéz a használata, akkor kerüljük annak használatát, ami aztán elavulttá teszi - ezáltal tovább növeli a problémát. Másrészt, ha a nyilvántartási rendszerünk gyors, egyértelmű és naprakész, akkor könnyebben használható és mindenki használni is fogja. A jó hír az, hogy egy gyors, egyértelmű és naprakész nyilvántartó rendszer mér holnap működésbe léphet . Itt van, hogyan.

Az első lépés az, hogy menjen és vásároljon néhány emelőkaros iratrendezőt, és biztosítson egy tiszta területet számukra egy könyvespolcon vagy szekrényben. Felejtsd el a mappákat, a gyűrűs kötőanyagokat, a függőmappákat és a többit. A könyvpolcon iratrendezők a legjobb módja a nyilvántartásnak. Állítva tárolhatók, nem dőlnek fel, könnyen mozgathatók, és egyszerűen behelyezhetők és eltávolíthatók a papírok. Mi több, használhatsz különböző elválasztókat a tartalom felosztására. Olyan iratok, amiket nem szeretnénk lyukasztani, behelyezhetők lefűzhető tasakba, és fűzzük le a tasakkal együtt. Nagyon kicsi tételeket, mint például a nyugták, egy nagyobb papírlapra ragasztom őket, és a papírlapot illesztem be az iratrendezőbe. Azok számára, akik nem tudják, mi az emelőkaros iratrendező, itt van egy kép .

Hogyan lehet egy teljesen naprakész nyilvántartó rendszered? Egyszerű. Szüntesse meg a régi nyilvántartó rendszerét, hogy teljesen újrainduljon, annyi új iratrendezőt nyithat meg, amennyire szüksége van pillanatnyilag. Minden alkalommal, amikor új papírt érkezik az irodába, új iratrendezőt nyithat meg, vagy beillesztheti a már megnyitott iratrendezők egyikébe. Egy korábbi bejegyzésben javasoltam, hogy az iratrendezőket a könyvespolc bal felső sarkában tárolja. Az emelőkar segítségével könnyen áthelyezhetők az egyes lapok, hogy elférjen. Ha így tesz, teljesen friss és releváns irattári rendszerrel fog rendelkezni, ahol a leggyakrabban használt papírok mindig kéznél vannak.